Az elmúlt néhány évben az egész világ nagy megpróbáltatáson esett át. Nem volt olyan terület, amit ne érintett volna, nem volt olyan szakma, aminek ne kellett volna alkalmazkodnia az új, pandémia okozta körülményekhez. Az ügyvédi szakma sem járt másképp. A koronavírus előtti időkben, ha jogi képviselőhöz fordultunk, a személyes találkozás teljesen természetes volt, sőt az ellenjegyzést igénylő ügyletek esetén kötelező (az ingatlan-adásvételek, ajándékozások, de akár a cégalapítások és változásbejegyzések esetében). Egy olyan világban, ahol a távolság megtartása a legfontosabb az egészségünk megőrzése érdekében szükség volt a korszerűsítésre. Ennek köszönhetően gyorsult fel az alkalmazkodás és lettek egyre népszerűbb a távazonosítás, „távelőttemezés” és az elektronikus ellenjegyzés fogalmak. Lássuk melyik mit jelent és mit hivatott kiváltani a kialakult rendkívüli helyzetben.
A fent említett ügyleteket, továbbá minden olyan szolgáltatást, amelynek kötelező állomása az ügyfél azonosítása bizalmi szolgáltatásnak nevezzük. A bizalmi szolgáltatást nyújtó szolgáltatók, így az ügyvédek elsődleges feladata az ügyfeleinek azonosítása. Ez – a világjárványt megelőző időkben – végtelen egyszerű feladat volt, hiszen az ügyvéd előtt személyesen megjelenő ügyfelek a személyazonosításra alkalmas igazolványaikat átadták az ügyvédnek, aki elsődlegesen ott helyben össze tudta hasonlítani az igazolványokon szereplő arcképeket a megjelentekével, majd a Belügyminisztérium központi rendszerében a Jogügyletek Biztonsági Rendszerében ellenőrizte az igazolványok és az azokon szereplő adatok valódiságát. Ezt követően már csak alá kellett írni a dokumentumokat a jogi képviselő jelenlétében és ellenjegyzésével.
Haladva a kor adta lehetőségekkel, eleget téve az újonnan megjelenő igényeknek 2019-ben a Magyar Ügyvédi Kamara tájékoztatóban kinyilatkoztatta, hogy lehetőség van az ügyfél (természetes személy) azonosítására úgy is, hogy az ügyvéddel való személyes találkozásra még ezt megelőzően sem került sor. Ezt nevezzük távazonosításnak.
A távazonosítás menete, kritériumai:
A távazonosításra alkalmas alkalmazásokat a Magyar Ügyvédi Kamara határozta meg. Fontos, hogy az eszköz kép és hang rögzítésére egyidejűleg alkalmas legyen. Az auditált alkalmazások között megtalálható a Skype is, aminek kifejezett nagy előnye, hogy szinte kivétel nélkül mindenki ismeri. Pár kattintással letölthető és már indítható is a videóhívás. Tehát a távazonosítás csak a kamara által elfogadott applikáción keresztüli videóhívás keretében valósulhat meg.
A videóhívást az ügyvéd rögzíteni köteles, így a videóhívás kezdetén a jogi képviselőnek az ügyfelet kifejezetten nyilatkoztatnia kell arról, hogy a felvétel elkészítéséhez hozzájárul.
Ezt követően az ügyfél az azonosítására alkalmas igazolványait egyesével, azoknak mindkét oldalával felmutatja a kamerának (a biztonsági elemmel ellátott igazolványokat úgy kell felmutatni, hogy maga a biztonsági elem is felismerhető legyen pl.: dombornyomás, hologram), az azon szereplő adatokat érthetően felolvassa. Ennek során az ügyvéd lényegében ugyanazt teszi, amit egy személyes találkozó esetén is tenne, megbizonyosodik arról, hogy az okmányok ahhoz a személyhez tartoznak, akit a videóhívásban lát. Mi történik, ha az azonosítás ideje alatt a Skype beszélgetés megszakad, a hívás akadozik, a képminőség jelentősen romlik? A teljes videóhívást a legelejétől meg kell ismételni, egészen onnan, hogy az ügyfél hozzájárul a felvétel készítéséhez, félbeszakított, rossz minőségű távazonosítás nem elfogadható.
A távazonosítás alatt készült videó és hanganyag tárolására a 2017. évi LIII. törvény, a Pmt. rendelkezik, mi szerint az ügyvéd az egyéb ügyfélazonosítási dokumentumokkal együtt köteles azokat az ügyvédi megbízás teljesítésétől számított 8 évig megőrizni.
Távaláírás:
Az ügyvéd a Skype aláírás időpontját megelőzően elektronikus/postai úton megküldte ügyfelének az ügyféllel egyeztetett módon, az ügyfél által rendelkezésre bocsátott adatok alapján előre elkészített dokumentumokat. Ő azokat szükség esetén kinyomtatta, a videóhívásra előkészítette. Amennyiben a fent leírt távazonosítási szempontoknak megfelelt az ügyfél, úgy a jogi képviselő ismerteti a dokumentum tartalmát, fel is olvashatja, meg is magyarázhatja. Az ügyfél részéről feltétlenül szükség van nyilatkozatra az okirat megfelelőségéről – ezt akár a szerződésbe is foglalhatják előzetesen, így annak aláírásával a nyilatkozattétel is megvalósul -, de videóhívás alatt is megteheti nyilatkozatát szóban. Amennyiben minden kritériumnak eleget tettünk az ügyfél a kamera előtt aláírja a dokumentumot, vagy a kamerába mutatva a dokumentumon szereplő aláírást a sajátjának ismeri el. Az ügyfélnek ezt követően már csak annyi dolga maradt, hogy posta vagy futárszolgálat igénybevételével eljuttassa az általa aláírt iratokat az ügyvéd részére.
A távaláírás a távazonosítással egy felvételben rögzíthető, azt azonban fontos tudni, hogy míg a távazonosítás felvételének megőrzési ideje 8 év, addig a távaláírásnak a megőrzési ideje már 10 év. Az ügyvéd a visszaérkezett dokumentumot ellenjegyzésével ellátja és a folyamat innentől már a szokásos medrében folyik.
A távaláírás fordított verziója a „távelőttemezés” is így néz ki, valójában csak a sorrendben van egy kis változás. Az ügyvéd itt is megküldi az iratokat elektronikus úton az ügyfélnek, aki azt ugyancsak kinyomtatja, de ezt követően az aláírt dokumentumokat visszapostázza az ügyvédnek, és ide lép be a videóhívás lépcsője, ahol már minden a fent leírtak szerint zajlik annyival kiegészülve, hogy itt az ügyvéd tartja a kamera elé az ügyfél által aláírt dokumentumot és így nyilatkoztatja az ügyfelet, hogy az aláírást a sajátjának ismeri-e el.
Elektronikus ellenjegyzés:
Ritkább eset, de mégis említésre méltó, hogy azon ügyfelek esetében is van lehetőség az utólagos ügyvédi ellenjegyzésre, akik az okiratot nem az ügyvéd előtt írták alá, illetve a dokumentumon szereplő aláírást nem az ügyvéd előtt ismerték el sajátkezű aláírásuknak. Ebben az esetben a felek az okiratot minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással kell, hogy ellássák, vagy AVDH szolgáltatással kell, hogy hitelesítsék. (Erre a szigorú változatra leggyakrabban külföldi ügyfelek esetén van szükség, hiszen ezek a kritériumok teszik az egész EU-ban jogilag elismerhetővé a dokumentumot). Ilyen dokumentumoknál az ügyvédi ellenjegyzés is elektronikus ellenjegyzés formájában történik.
Amennyiben egy adásvételi szerződést vagy bármilyen fajsúlyos ügyet mégiscsak személyesen jelenléttel intéznénk, de a személy szerinti megjelenésünk korlátozott, lehetőségünk van a távazonosítás és távaláírás szolgáltatások igénybevételével a helyettünk történő személyes megjelenésre meghatalmazást adni (menete a fent leírtakkal megegyezik).
Láthatjuk, hogy egy viszonylag egyszerű, a mai gyakorlatban már jól működő rendszer jött létre. Ma már felismertük, hogy számos területen lehet ez az emberek segítségére, legyen az ügyfél idős, mozgásában korlátozott, külföldön, vagy csak az ország másik felében tartózkodó, vagy bármilyen formában akadályoztatott a személyes megjelenésében. Ennek az jogi eszköznek a segítségével minden ilyen jellegű akadály kiküszöbölhető.